راهنمای خرید مبلمان اداری؛ از انتخاب صندلی تا چیدمان میز مدیریت
به گزارش کالارنا، خیلی از ما روزانه بیشتر از هشت ساعت را در محیط کار می‌گذرانیم. با این حساب، میز و صندلی‌ای که پشتش می‌نشینیم فقط یک وسیله‌ی ساده نیست؛ روی کمردرد، تمرکز و حتی حس‌وحال ما نسبت به کار اثر می‌گذارد. با این حال، خرید تجهیزات دفتر معمولاً آخرین کاری است که بعد از اجاره‌ی ملک و خرید سیستم‌ها انجام می‌شود و اغلب با عجله. در این مطلب سعی کرده‌ایم نکته‌هایی را که قبل از خرید باید بدانید، ساده و کاربردی کنار هم بگذاریم.
قبل از خرید، فضا و نیازتان را بشناسید
اولین قدم، اندازه‌گیری دقیق است. متراژ اتاق، جای پنجره‌ها، پریزها و مسیر رفت‌وآمد را روی یک کاغذ بکشید. خیلی وقت‌ها میزی که در نمایشگاه اندازه‌ی مناسبی به نظر می‌رسد، در اتاق واقعی راه عبور را می‌بندد.
بعد از آن به این سؤال‌ها جواب بدهید:
چند نفر در هر اتاق کار می‌کنند و آیا قرار است تعدادشان بیشتر شود؟
کار اصلی پشت کامپیوتر است یا بیشتر جلسه و مراجعه‌ی حضوری دارید؟
به چه مقدار فضای بایگانی و کمد نیاز دارید؟
مراجعه‌کننده‌ها کجا منتظر می‌مانند؟
جواب این سؤال‌ها مشخص میکند که بودجه را بیشتر کجا خرج کنید. مثلاً در دفتری که کارمندان تمام روز پشت سیستم‌اند، صندلی خوب از میز گران‌قیمت مهم‌تر است.
صندلی اداری؛ جایی که نباید صرفه‌جویی کرد
صندلی مهم‌ترین بخش مبلمان کار است، چون بدن مستقیم با آن درگیر است. یک صندلی کارمندی مناسب این ویژگی‌ها را دارد:
قابلیت تنظیم
ارتفاع نشیمن باید طوری تنظیم شود که کف پا کامل روی زمین باشد و زانوها تقریباً زاویه‌ی قائمه داشته باشند. دسته‌های قابل تنظیم کمک می‌کنند شانه‌ها بالا نروند. اگر صندلی حالت راکرز (تاب) دارد، باید بتوانید آن را در زاویه‌ی دلخواه قفل کنید.
حمایت از گودی کمر
پشتی باید انحنای طبیعی ستون فقرات را دنبال کند. صندلی‌هایی که پشتیبان کمری جدا یا قابل تنظیم دارند، برای کار طولانی انتخاب بهتری هستند.
جنس پشتی و نشیمن
پشتی توری هوا را جابه‌جا میکند و در تابستان راحت‌تر است. رویه‌ی چرمی ظاهر رسمی‌تری دارد و برای اتاق مدیریت مناسب است، اما در هوای گرم ممکن است اذیت کند. فوم نشیمن هم باید آن‌قدر سفت باشد که بعد از چند ماه گود نشود.
صندلی کارمندی با پشتی توری؛ گزینه‌ای مناسب برای ساعت‌های طولانی پشت میز
میز کار و میز مدیریت
در انتخاب میز، ابعاد و عمق اهمیت زیادی دارد. فاصله‌ی چشم تا مانیتور معمولاً حدود یک دست کشیده توصیه می‌شود، پس میزی که عمق کمی دارد، شما را مجبور میکند به مانیتور خیلی نزدیک شوید.
برای میز کارمندی به این موارد توجه کنید:
جنس صفحه: صفحه‌های MDF با روکش ملامینه در برابر خط و لک مقاوم‌اند و برای استفاده‌ی روزانه گزینه‌ی اقتصادی و منطقی هستند.
مدیریت کابل: داکت یا سوراخ عبور سیم، ظاهر میز را مرتب نگه می‌دارد.
کشو و فایل زیر میز: اگر کار با مدارک کاغذی زیاد است، فایل کشودار کنار میز خیلی کمک میکند.
میز مدیریت علاوه بر کاربرد، تصویری از کسب‌وکار به مراجعه‌کننده می‌دهد. معمولاً میزهای مدیریتی بزرگ‌ترند و یک پیشخوان یا میز جانبی (کانتر) هم دارند که برای قرار دادن پرینتر یا پرونده‌ها استفاده می‌شود. اگر اتاق کوچک است، به‌جای یک میز عظیم، میز ساده‌تر با یک کمد خوش‌طرح انتخاب کنید تا فضا خفه نشود.
میز مدیریت با طراحی ساده و سطح کار بزرگ
هماهنگی رنگ و سبک
یکی از اشتباهات رایج این است که هر وسیله از یک جا و با یک رنگ خریده می‌شود. نتیجه، دفتری است که نامرتب به نظر می‌رسد. بهتر است یک یا دو رنگ پایه، مثلاً طوسی، سفید یا رنگ چوب، انتخاب کنید و بقیه‌ی وسایل را با آن هماهنگ کنید. رنگ برند را می‌توانید در جزئیاتی مثل رویه‌ی صندلی‌های انتظار یا اکسسوری‌های رومیزی بیاورید.
اگر قصد دارید تجهیزات کل دفتر را یکجا تهیه کنید، دیدن مجموعه‌ای از مبلمان اداری شامل مبل، میز جلو مبلی و صندلی در کنار هم، تصمیم‌گیری را راحت‌تر میکند؛ چون می‌بینید کدام مدل‌ها از نظر رنگ و فرم با هم جور درمی‌آیند.
فضای انتظار و اتاق جلسه
اولین جایی که مراجعه‌کننده می‌بیند، بخش انتظار است. چند صندلی یا مبل راحت، یک میز کوچک و نور مناسب کافی است تا حس خوبی منتقل شود. صندلی‌های انتظار ردیفی برای مطب و مراکز پرتردد مناسب‌اند و مبل اداری برای دفاتر کوچک‌تر و رسمی‌تر.
در اتاق جلسه، اندازه‌ی میز کنفرانس را بر اساس تعداد افراد انتخاب کنید و دقت کنید که پشت صندلی‌ها تا دیوار فاصله‌ی کافی برای جابه‌جایی وجود داشته باشد. صندلی‌های کنفرانسی معمولاً ساده‌تر از صندلی کارمندی‌اند، چون جلسه‌ها کوتاه‌ترند.
نکات مهم هنگام خرید
از نزدیک امتحان کنید: اگر امکانش هست، چند دقیقه روی صندلی بنشینید و تنظیمات را خودتان امتحان کنید.
گارانتی و خدمات پس از فروش: بپرسید جک، مکانیزم و چرخ‌ها چه مدت ضمانت دارند و قطعه‌ی یدکی در دسترس است یا نه.
ارسال و نصب: هزینه و زمان ارسال را از قبل مشخص کنید؛ میزهای بزرگ معمولاً باید در محل مونتاژ شوند.
خرید یکجا: وقتی تجهیزات یک دفتر را از یک مجموعه می‌خرید، هم هماهنگی بیشتری به دست می‌آورید و هم معمولاً امکان مذاکره روی قیمت بیشتر است.
ترکیب چوب و رنگ خنثی، فضای اتاق مدیریت را گرم‌تر میکند
نگهداری از مبلمان دفتر
عمر مبلمان کار به نگهداری درست هم بستگی دارد. صفحه‌ی میز را با دستمال نم‌دار و بدون مواد شوینده‌ی قوی تمیز کنید. پیچ‌های صندلی را هر چند ماه یک بار بررسی کنید، چون شل شدن آن‌ها صدای اضافه و لقی ایجاد میکند. رویه‌ی چرمی را دور از تابش مستقیم آفتاب نگه دارید تا ترک برندارد.
جمع‌بندی
خرید تجهیزات دفتر وقتی با برنامه انجام شود، هزینه‌ی کمتری دارد و نتیجه‌ی بهتری می‌دهد. اول فضا و نیازتان را مشخص کنید، بیشترین بودجه را به صندلی اختصاص دهید، میز را بر اساس نوع کار انتخاب کنید و در آخر به هماهنگی رنگ و سبک فکر کنید. محیط کاری راحت و مرتب، چیزی است که هم کارکنان و هم مراجعه‌کننده‌ها حسش می‌کنند.