چطور با مدیری که در دسترس نیست برخورد کنیم؟ - کالارنا

وقتی نزدیک به خاتمه مهلت پروژه هستیم، اوضاع بدتر می شود. قرار گذاشته بودیم که قبل از خاتمه روز، با هم چک کنیم تا غروب همان روز بتوانم پروژه را تحویل دهم. من پروژه را تمام می کنم و از او درخواست می کنم بررسی کند که یا جواب نمی دهد و پروژه دیر تحویل داده می شود، یا پروژه را چک نشده تحویل می دهم. گاهی هم غروب پیام می دهد که الان هستم، درست زمانی که میز کارم را ترک کرده ام (البته، چون دورکار هستم، تقریبا همیشه وقتی این پیام را می بینم، جوابش را می دهم و مصاحبه می کنیم).

از یک سو، به نظرم این وظیفه اوست که به من کار محول کند و حواسش باشد که کاری برای انجام دادن داشته باشم و اگر نمی خواهد از زمان من استفاده کند، به من چه! اما از سوی دیگر، این شرایط روی اعصابم است. اینکه بنشینی و ندانی الان باید چه کار کنی یا خودسرانه، پروژه را دیرتر یا چک نشده بفرستی، استرس می آورد. وقتی هیچ کاری برای انجام دادن ندارم، کلافه می شوم.

اصلا نمی دانم مشکل از من است یا او یا جفتمان. آیا او باید بهتر ارتباط بگیرد و فعالانه تر مدیریت کند یا من باید مستقل تر باشم؟ اگر دومی درست است، چه کنم تا مستقل تر شوم؟ اگر اولی درست است، چطور از او بخواهم که ارتباط قابل اتکاتری با من برقرار کند؟ آیا وقتی او پیام هایم طی روز را جواب نمی دهد، من موظفم حتی غروب جوابگوی او باشم؟ من جوان و بی تجربه هستم و دوست دارم راستا شغلی ام را در این حوزه ادامه دهم. در کل، کارم را و کار کردن برای رئیسم را دوست دارم.

او هیچ وقت درباره این شرایط هیچ نظری نداده، نه مثبت، نه منفی. مثلا نگفته که آیا اجازه دارم پروژه ها را تحویل دهم، یا نه. یا چطور با او زمان بندی کنم. من تا الان با این فرض پیش رفته ام که اگر به چیزی معترض بود، یک چیزی می گفت.

پاسخ: دوست عزیز، می توانی و باید با رئیست درباره این موضوع صحبت کنی. ممکن است او اصلا روحش خبر نداشته باشد که رفتارش به تو استرس می دهد. یک صحبت ساده می تواند بخش زیادی از مشکل را حل نماید. اما اول، پاسخ این سوالت را می دهم که عامل این مشکل کیست.

به نظر من، هر دوی شما به نوعی در ایجاد این مشکل نقش دارید. رئیس تو برنامه های زمانی را که قبلا درباره اش توافق کردید نادیده می گیرد و در نتیجه، کار ها دیر تحویل داده می شوند و تو را درگیر استرس می کند و می ترسی که مبادا باید کار بیشتری برای پیشبرد پروژه انجام می دادی.

به علاوه، جلسات را بدون اطلاع قبلی، کنسل می کند و وقتی پیگیری می کنی، جواب نمی دهد. همه این ها مشکل اوست. اما مشکل از سمت تو این است که خیلی منفعلی. ظاهرا تو توجه او را به این الگو ها جلب نکرده ای. از او نپرسیدی که آیا راهی برای مدیریت این شرایط وجود دارد یا وقتی پروژه دیر شده، چه کار باید بکنی.

تو بیش از حد به این جمله تاکید داری که اگر می خواهد پول بدهد که من بیکار بنشینم، خودش می داند! این تقصیر تو نیست. چون اول راستا حرفه ای ات هستی و به انجام کارها، طبق خواسته رئیست تن می دهی، بدون توجه به تاثیر آن روی خودت و کارت.

در حقیقت، بر اساس مواردی که دیده ام باید بگویم که بسکمک از آدم ها در اوایل اشتغال خود، واکنشی مشابه تو نشان می دهند و گاهی دچار دلزدگی می شوند و نهایتا استعفا. اما راه بهتری برای حل و فصل ماجرا وجود دارد و یاد گرفتنش، کمک می کند که برای کار با رئیس های آینده ات هم آمادگی پیدا کنی.

بسکمک از مدیران فکر می کنند رویه شان خوب است مگر اینکه حرف دلت را بزنی و بگویی که این طور نیست. دلیلش تا حدی این است که مدیر ها معمولا کلی مسوولیت های دیگر دارند و حواسشان به همه چیز نیست. اما غیرمنطقی نیست که رئیست انتظار داشته باشد اگر مسئله ای در پروژه تو وجود داشت، بگویی. این از او سلب مسوولیت نمی کند، اما تاکید می کنم که تو می توانی از سمت خودت، اقدامی کنی.

پس با رئیست صحبت کن. توضیح بده که، چون در طول روز به او دسترسی نداری، پروژه دیر انجام می شود یا مجبوری بدون تایید او، نهایی اش کنی. از او بپرس: چطور کار ها را پیش ببرم؟ آیا امکانش هست که از طریق دیگری با شما تماس بگیرم؟ یا بپرس: آیا امکانش هست چند بار پیگیری کنم؟ اگر یک وقت در دسترس نبودید، آیا می توانم یکسری کار ها را بدون تایید شما ادامه دهم یا بهتر است در آن موارد، کار ها دیرتر از مهلت انجام شوند؟ ممکن است بگوید باید تغییراتی در رویه ات ایجاد کنی. یا شاید مطرح کردن این سوالات، تلنگری به او بزند که باید تغییر از سمت او ایجاد شود.

همچنین به او بگو که وقتی به نقطه ای از پروژه می رسی که برای ادامه دادن، نیاز به بازخورد او داری، چاره ای نداری جز اینکه بیکار بنشینی تا جوابت را بدهد و بپرس: آیا پروژه های بلندمدتی هست که در زمان های بیکاری، رویشان کار کنم؟ شاید پروژه بلندمدتی وجود نداشته باشد، اما اگر رئیست باخبر شود که گاهی بیکار می شوی، ممکن است در صحبت را باز کند و راهی برای استفاده بهینه از وقت های خالی ات پیشنهاد کند. مثلا اگر پروژه ها را یکی یکی به تو محول می کند، شاید بتواند همزمان چند وظیفه به تو بدهد که هر وقت منتظر جوابش هستی، بیکار نمانی و کاری برای انجام دادن داشته باشی.

و، اما درباره تماس های شبانه و جلسات غیرمنتظره، یا موضوع را طی همان صحبت ها صراحتا مطرح کن یا جداگانه بگو. اگر می خواهی قضیه را مستقیما مطرح کنی، می توانی بگویی: معمولا ساعت ها بعد از تماس های من، صحبت می کنیم. امکانش هست به جایش، طی روز کاری حرف بزنیم؟ یا می توانی وقتی غروب پیام داد الان خوب است؟ در دسترس نباشی.

می دانم دلیل جواب دادنت این است که در دسترس هستی، اما وقتی همیشه جوابش را می دهی به او یاد می دهی که فکر کند هر ساعتی، برای تو ساعت کاری است. صبح روز بعد، جواب بده تازه پیامتان را دیدم. دیشب وقتی پیام دادید سیستم را خاموش کرده بودم و سپس یک زمان مناسب را پیشنهاد بده (یا به او زنگ بزن).

ممکن است دوست نداشته باشی طبق این توصیه ام رفتار کنی، چون این شکلی، کارت بیشتر عقب می افتد، اما اگر نکنی، هیچ وقت دست از تماس های دیروقت برنخواهد داشت. بهتر است در کوتاه مدت، کمی سختی بکشی تا تصورش درباره زمان هایی که در دسترسی، تغییر کند.

اگر هیچ کدام از این راهکار ها جواب نداد، شاید مجبور شوی قبول کنی که رویه او همین است، اما یک گفت وگوی صریح و دوطرفه به احتمال زیاد بخشی یا تمام مشکلاتت را حل خواهد کرد.